Interne onderzoeken op de werkvloer: wat moet je regelen vóór 16 december 2026?

Vermoed je diefstal, fraude of misbruik van bedrijfsmiddelen door een werknemer? Dan wil je de feiten kunnen onderzoeken. De Wet Private Opsporing (WPO) legt daarvoor in bepaalde gevallen regels op. Vanaf 16 december 2026 is ook een voorafgaand reglement vereist.

Wanneer geldt de wet?

De WPO geldt sinds 16 december 2024 en regelt bepaalde onderzoeken waarbij informatie wordt verzameld over personen of feiten om de belangen van een werkgever te beschermen in het kader van een bestaand of mogelijk conflict. Denk maar aan gerichte onderzoeken naar bijvoorbeeld kasverschillen, verdwenen goederen of het lekken van vertrouwelijke informatie.

· De regelgeving geldt niet alleen voor privé- detectives, maar ook bepaalde interne onderzoeken die worden uitgevoerd door bijvoorbeeld HR, een leidinggevende of de bestuurder kunnen onder het toepassingsgebied vallen.

· Dat kan onder meer het geval zijn wanneer gesprekken worden gevoerd met betrokkenen of getuigen, documenten of andere relevante informatie worden verzameld, of de omstandigheden van een incident worden onderzocht om mogelijke onregelmatigheden vast te stellen.

· Niet elke activiteit waarbij informatie over personeel wordt verzameld, valt echter onder de WPO. Gewone personeelsadministratie en reguliere HR-processen zonder onderzoeksdoel bijvoorbeeld vallen in principe buiten het toepassingsgebied. De concrete situatie moet dus telkens afzonderlijk worden beoordeeld.

Wat verandert er op 16 december 2026?

Werkgevers die private opsporingsonderzoeken naar werknemers willen laten uitvoeren, moeten vanaf die datum beschikken over een reglement dat deze onderzoeken uitdrukkelijk toestaat en waarbij de regels op een duidelijke en transparante manier worden opgenomen. Afhankelijk van de situatie kan dit via een cao, het arbeidsreglement of een ander reglement/policy, met naleving van de toepasselijke procedures.

Een algemene clausule over interne controles volstaat niet noodzakelijk. Ook de regels rond privacy en gegevensbescherming blijven gelden.

Waarom is dit belangrijk?

Zonder het vereiste reglement kan de rechtmatigheid van een onderzoek ter discussie staan. Dat kan gevolgen hebben voor het gebruik van de verzamelde informatie bij een arbeidsrechtelijk geschil. Uiteraard heeft niet elke werkgever automatisch zo’n reglement nodig.

Welke stappen raden we aan?

Om tijdig in orde te zijn, adviseren we om:

• 1. De huidige werkwijze in kaart te brengen. Ga na hoe binnen jullie organisatie wordt omgegaan met vermoedens van onregelmatigheden en interne onderzoeken.

• 2. De relevante onderzoeksdaden te bepalen. Bekijk welke handelingen jullie in dergelijke situaties mogelijk willen kunnen uitvoeren, rekening houdend met de wettelijke grenzen.

• 3. Een passend reglement te voorzien of het bestaande reglement te evalueren. Zorg ervoor dat de toepasselijke regels en procedures duidelijk en transparant zijn vastgelegd.

• 4. Het personeel correct te informeren. Zorg ervoor dat de betrokken werknemers toegang hebben tot het reglement en dat de vereiste procedure voor de invoering ervan wordt gevolgd.

Wacht niet tot er zich een incident voordoet. Een tijdige voorbereiding is belangrijk om ervoor te zorgen dat jullie bij een eventueel toekomstig onderzoek over een duidelijk en passend kader beschikken.