Doet u als bedrijfsleider regelmatig beroepsmatige verplaatsingen in het binnen- en of buitenland? Dan bestaat de mogelijkheid om van uw vennootschap een belastingvrije forfaitaire vergoeding te ontvangen.
Voor dienstreizen gedaan in 2025 bedraagt de vergoeding € 20,80 per dag (behoudens indexering).
De forfaitaire dagvergoeding kan in principe enkel worden toegekend als de professionele verplaatsing minstens 6 uren duurt.
De bewijslast dat de verplaatsing professioneel is én minstens 6 uur duurt, ligt bij de belastingplichtige.
Per maand kunnen er maximaal 16 dagvergoedingen toegekend worden.(circulaire 2018/C/8, 22.01.2018, randnr. 19)
De bedrijfsleider die regelmatig professionele verplaatsingen doet, kan in plaats van een dagvergoeding een forfaitaire maandvergoeding krijgen, berekend op een gemiddelde van 16 werkdagen per maand.
Deze maandvergoeding bedraagt 332,80 euro (16 dagen x 20,80 euro).
Het voordeel van een forfaitaire maandvergoeding is dat u niet moet bewijzen dat de dagelijkse professionele verplaatsingen minstens 6 uren duren.
Als u voor uw activiteit in het buitenland was en daar uitgaven heeft gemaakt voor eten, drank, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven, dan kan u hiervoor een forfaitaire dagvergoeding toegekend krijgen.
Verblijf-en reiskosten vallen hier NIET onder. Daarvoor zijn bewijsstukken nodig en gelden geen forfaits.
De kosten worden terugbetaald op basis van een vast bedrag per dag zonder dat u daarvoor facturen, bonnetjes, enz. moet voorleggen. Wel moet u voor de dagen waarvoor u deze vergoeding krijgt, kunnen verantwoorden bij wie u langs geweest bent, wanneer en voor hoelang.
Om te bepalen welke bedragen aanvaardbaar zijn, kan u een beroep doen op een landenlijst die van toepassing is voor ambtenaren van Buitenlandse Zaken.
Als u in één kalenderjaar 40 dagen of meer aanwezig bent op één bepaalde plaats, is er geen sprake meer van een dienstreis.
Als bvb. een consultant elke week minimum 1 dag naar dezelfde klant gaat, kan deze voor die verplaatsingen geen gebruik maken van de binnenlandse dagvergoeding.
Voor de dag van vertrek en van terugkeer mag er slechts een halve dagvergoeding (50%) worden toegekend.
Om te bepalen welke bedragen aanvaardbaar zijn, kan u een beroep doen op een landenlijst die van toepassing is voor ambtenaren van Buitenlandse Zaken.
