Verlies het UBO-register niet uit het oog

Verlies het UBO-register niet uit het oog

Verplichte jaarlijkse bevestiging

Het UBO-register is een centrale databank waarin alle ‘Ultimate Beneficial Owners’ of ‘uiteindelijke begunstigden’ van een vennootschap of andere juridische entiteit moeten worden geregistreerd.

Dit register is een belangrijk instrument in de strijd tegen financiële criminaliteit en het bevorderen van transparantie binnen bedrijfsstructuren.

Wie moet registreren?

Voor vennootschappen:

• natuurlijke personen met (on)rechtstreeks minstens 25% van de stemrechten

• natuurlijke personen die via andere dan stemrechten en/of eigendomsbelang zeggenschap hebben over de vennootschap

• personen behorend tot het leidinggevend personeel

Voor verenigingen:

• leden van de raad van bestuur
   
• personen gemachtigd de vereniging te vertegenwoordigen
   
• personen belast met dagelijks bestuur

Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor Belgische ondernemingen?

1. Tijdige indiening

   1. binnen de dertig (30) dagen na oprichting van uw vennootschap of andere juridische entiteit (vereniging, stichting...)

   2. binnen de dertig (30) dagen nadat zich een wijziging heeft voorgedaan in de samenstelling van de uiteindelijke begunstigde(n)

   3. jaarlijkse bevestiging
       
2. Nauwkeurigheid van gegevens
   Het is van essentieel belang dat de verstrekte informatie nauwkeurig en volledig is. Eventuele wijzigingen in de UBO-structuur, zoals nieuwe uiteindelijk begunstigden of wijzigingen in bestaande gegevens, moeten correct worden bijgewerkt en weerspiegeld in de jaarlijkse bevestiging. Dit binnen één maand volgend op de wijziging.
    
3. Gebruik van Online Portaal
   Belgische ondernemingen moeten gebruikmaken van het online portaal MyMinfin (link) dat door de bevoegde autoriteiten wordt verstrekt om hun jaarlijkse bevestiging in te dienen. Dit zorgt voor een efficiënte en gestroomlijnde procedure voor het bijwerken van UBO-informatie.
    
4. Verplichting als bestuurder
   De registratie en jaarlijkse bevestiging is verplicht en dient te worden vervuld door de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming. Het up to date houden van het UBO-register van uw vennootschap (of andere juridische entiteit) is een verplichting waar u als bestuurder niet langer onderuit kan.

Sancties bij niet-naleving 

Wie zijn verplichtingen met betrekking tot het UBO-register niet (correct) naleeft, riskeert te worden gesanctioneerd.

Ondernemingen en hun bestuurders kunnen een administratieve boete krijgen van 250 tot 50.000 euro.

Bovendien kan de FOD Financiën de entiteit ambtshalve doorhalen in de KBO.

Intussen heeft de FOD Financiën reeds meer dan 20.000 spook- of slapende entiteiten uit de KBO geschrapt wegens het niet naleven van hun wettelijke verplichtingen met betrekking tot het UBO-register. Dit initiatief heeft als doel slapende of spookentiteiten te identificeren en diegenen die hun verplichtingen niet op tijd zijn nagekomen, aan te zetten om dat vooralsnog te doen.

De ambtshalve doorhaling van vennootschappen en verenigingen gebeurt bij:

• Het niet verstrekken van informatie aan het UBO-register
• Het niet nakomen van de verplichting om informatie te verstrekken aan het UBO-register binnen 60 dagen na het opleggen van een administratieve boete.
• Het niet voldoen aan de verplichting tot jaarlijks bevestigen.

De doorhalingen, hoewel louter administratief, zijn niet zonder gevolgen. Ze hebben geen invloed op het juridische bestaan van de betrokken entiteiten en deze kunnen aldus blijven bestaan, maar hun operaties en relaties met derden, met name banken, kunnen beperkt of zelfs volledig onderbroken worden.

De ambtshalve doorhaling door de niet-naleving van de UBO-formaliteiten wordt ingetrokken zodra, volgens FOD Financiën, de nodige formaliteiten zijn vervuld met het UBO-register.

De doorhalingen en ingetrokken doorhalingen worden eveneens gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

De boodschap is dus duidelijk beter voorkomen dan genezen!